Turnierorganisation: Der richtige Weg zum gelungenen Hundefrisbee-Event

Hundefrisbee-Turnier, Bodensee Arena Kreuzlingen
Kurz vor dem Turnier denkst du: Das mache ich nie wieder. Nach dem Turnier planst du bereits das Nächste.

Ein bisschen Mut gehört dazu. Viel Arbeit kommt ebenfalls auf dich zu und eine Portion Spass rundet das Angebot ab.

Es ist lobenswert, dass du dich entschieden hast die Turnierorganisation zu übernehmen.

Im Agility hast du jedes Wochenende ein oder mehrere Turniere. Diese ist im DogFrisbee noch nicht so. Muss aber auch nicht so werden.

Im Jahre 2010 gab es in der Schweiz gerade mal ein Turnier im Jahr. Wir haben viele Kilometer unter die Räder genommen um an Turnieren teilzunehmen. Einige europäische Länder haben wir dadurch bereist. Ausser dem Turnierplatz und der Autobahn haben wir nicht viel gesehen.

Heute hat sich das gewandelt. 2015 gibt es sechs DiscDog-Turniere in der Schweiz. Und wem das nicht genug ist, der reist ins nahe Ausland und besucht zusätzliche Turniere. Die Kilometer sind definitiv weniger geworden.

Du organisierst ein eigenes Turnier? Mit diesem Artikel zur Turnierorganisation wollen wir dir die wichtigsten Infos an die Hand geben. So gehst du vorbereitet in die Organisation deines ersten DiscDog-Turniers. Eine detaillierte Checkliste folgt.

Du willst kein eigenes Turnier machen? Auch dann ist der Artikel spannend für dich. Schau hinter die Bühne und lass dich überraschen, was alles in einer solchen Turnierorganisation steckt.

Wo fühlen sich die Turnierstarter wohl?

Du brauchst ein Gelände mit gutem Untergrund. Am besten sind Sportplätze. Diese bieten die nötige Grösse (ein Feld hat zwischen 30 x 50 m, rechne mehr Fläche ein, du willst den Spielern ja noch eine Anlaufzone und Platz für die Pavillons bieten). Und der gepflegte Rasen lässt jedes Spielerherz höher schlagen.

Du brauchst eine Fläche für Zelte, einige Spieler schlafen im Zelt. Wenn möglich möchten sie das Auto gleich neben das Zelt stellen.

Ach ja, mittlerweile hat sich der Luxusanspruch der Spieler verändert. Viele schlafen im Auto, reisen mit dem Wohnwagen oder mit dem Wohnmobil an. Achte darauf, dass du genug Stellplätze hast.

Schattenplätze und Strom sind heissbegehrt. Die Wege sollten nicht zu lang sein. Und ein paar Hotelempfehlungen können nicht schaden.

Toiletten sind selbstverständlich, Duschen erleichtern das Leben.

Ebenfalls von Vorteil, wenn noch genügend Parkplätze für Zuschauer vor Ort zur Verfügung stehen. Die Leute kommen gerne zum Zuschauen, wollen aber direkt bis zum Spielfeld fahren können.

Finde das richtige Datum für das Turnier

Es gibt viele verschiedene Veranstalter. Die meisten Turniere werden Jahr für Jahr auf das gleiche Wochenende gelegt. Dies erleichtert die Planung und Spieler und Zuschauer können sich das Wochenende jeweils frei halten.

Schau was wann im Jahr vorher stattgefunden hat. Wähle ein für dich passendes Datum (mit dem Platzwart absprechen). Kontaktiere gegebenenfalls den Veranstalter, welcher das Datum ein Jahr vorher hatte und frag nach, ob er das gleiche Datum wählt.

Wenn möglich vermeide Terminüberschneidungen. Klar, wenn die Turniere räumlich weit auseinander liegen, ist eine Terminüberschneidung ok. Bedenke einfach, dass sich die Spieler jetzt für das Eine oder für das Andere entscheiden müssen.

Definiere ein Ausweichdatum. Du weisst nie, was noch kommt und dann bist du froh, wenn du das Turnier schieben kannst.

Beachte was sonst noch in der Gegend läuft. Ein Frisbee-Turnier während dem gleichzeitig eine andere grosse Veranstaltung läuft kann dich Spieler und Zuschauer kosten. Achte auch auf Feiertage und Ferien.

Nach welchen Regeln tanzen wir?

Egal ob du ein offizielles Qualifier oder ein Funturnier machst. Du musst dich für ein Regelwerk entscheiden. Kontaktiere die die in Europa zuständigen Personen.

Auch wenn du ein Funturnier machst ist es nett, wenn du die Regelwerksverantwortlichen kurz kontaktierst. Frage an, ob es in Ordnung ist, wenn du ein an XXX angelehntes Turnier machst.

Kontakte:

Die Verantwortlichen werden das Datum und weitere Angaben checken. Hier könnte das Ersatzdatum zum Zuge kommen.

Mit 100 Fr. kommst du nicht weit

Mit der Organisation eines Hundefrisbee-Turniers kannst du nicht reich werden. Es ist schön, wenn am Ende was übrig bleibt, meistens ist es aber ein Nullsummenspiel. Folgende Kosten müssen gedeckt werden:

Platzmiete: Eine kleine Gebühr für das Nutzen der Infrastruktur fällt fast immer an.

Lizenzgebühren: Bei den meisten Regelwerken muss für ein Qualifier eine vordefinierte Lizenz-Summe bezahlt werden.

Werbung: Plakate, Flyer und weitere Werbemittel

Pokale, Starterpreise: Bei einigen Regelwerken sind Pokale oder Medaillen im Paketpreis inbegriffen. Aber es sind nicht immer alle Kategorien abgedeckt.

Richter: Im DiscDogging ist es nicht üblich die Richter zu bezahlen. Es ist ein Geben und Nehmen. Trotzdem ist es nett, die entstanden Auslagen wie Anreise, Unterkunft und Verpflegung zu übernehmen. Richtergeschenke sind ein schönes Dankeschön.

Musikanlage: Falls vor Ort keine Musikanlage zur Verfügung steht, musst du diese mieten.

Suisa: Wenn an einem öffentlichen Ort Hintergrundmusik gespielt wird, muss eine Gebühr an die Suisa (Gema) entrichtet werden. Evtl. bezahlt der Inhaber des Platzes bereits eine Pauschale. Nachfragen lohnt sich.

Versicherung: Wir wollen nicht hoffen, dass etwas passiert. Sollte dies aber doch der Fall sein, bist du mit einer Vereins- oder Veranstalter-Versicherung gut abgedeckt.

Kleinkram: da fällt noch so einiges an. Sei dies Markierfarbe für das Feld, Papier und Toner für die Scoresheets, und einiges mehr.

Wir haben jeweils Gesamtauslagen von ca. CHF 2‘000 – 2‘500 pro Turnier. Da sind grössere Anschaffungen wie Pavillon, Laptop, Drucker usw. nicht eingerechnet. Dies gilt für ein Qualifier. Machst du ein kleines Funturnier werden die Kosten geringer sein. Steht mehr Geld zur Verfügung, super. Jetzt kannst du richtig in die Werbung und in den Komfort für die Spieler investieren.

Ich packe in meinen Anhänger…

Wir fahren jeweils mit einem vollgepackten Anhänger zum Turnierplatz. Es gibt einiges an Material was benötigt wird.

Du brauchst eine Musikanlage welche die verschiedenen Formate abspielt. Natürlich kannst du ein Turnier mit einem handelsüblichen Ghettoblaster durchführen. Ob dieser die nötige Leistung bringt? Denk daran einen Schutz für die Boxen mitzubringen. Regen mögen die nicht so wirklich. Bring genug Sound mit. Die Musik soll Stimmung machen.

Auch sollte an die Anlage ein Mikrofon angeschlossen werden können. Au ja und denk an die Zeitansage. Diese kannst du manuell über das Mikrofon machen. Es ist einiges einfacher und fairer für die Spieler, wenn die Zeitansage ab Band kommt und immer gleich ist. Informiere dich vorgängig, welches Regelwerk welche Zeitansage definiert hat.

Weiter brauchst du einen Pavillon, Anhänger oder ein sonstiges Dach direkt am Spielfeld. Irgendwo musst du die Musikanlage vor Wind und Wetter geschützt aufstellen. Auch die Richter danke es dir, wenn sie nicht im Regen oder in der prallen Sonne sitzen müssen.

Falls du einen Info- und Verkaufsstand aufstellst, brauchst du hierfür eine Pavillon und natürlich die Ware, welche du verkaufen möchtest.

Für die Auswertung benötigst du für jeden Starter ein entsprechendes Scoresheet. Lade diese direkt auf den Seiten der einzelnen Regelwerke herunter oder schreibe die Verantwortlichen an. Den Richtern stellst du Blöcke, Schreiber und Klemmbrette zur Verfügung. Denk an den Catch-Richter, dieser hat gerne einen Taschenrechner.

Weiter brauchst du einen Computer und einen Drucker und ein entsprechendes Tool oder Excel mit welchem du die Werte ausrechnen kannst.

Somit ist Strom ein wichtiger Punkt. Sorge dafür, dass du genug Kabelrollen hast und den Strom überall hin führen kannst. Cool ist es, wenn du den Campern auch noch Strom anbieten kannst.

Um das Feld einzuzeichnen frage beim nächsten Fussballverein an. Die leihen dir bestimmt ihre Markiermaschine aus. Ansonsten kannst du das Feld mit Sprühdosen von Hand einzeichnen. Da brauchst du einige Dosen und die sind nicht gerade günstig.

Wenn du das Feld noch absperren willst, besorge dir entsprechende Pfosten und Absperrband.

Tische und Bänke sind wichtig. Schliesslich willst du die Musikanlage nicht vom Boden aus bedienen. Auch hast du so Bänke für die Zuschauer.

Mit Wegweisern und Beschilderungen kannst du die Besucher und die Starter einweisen.

Werkzeug und Kleinmaterial solltest du dabei haben. Es gibt immer wieder was aufzuhängen, was zu entfernen, etwas einzuhämmern und festzumachen.

Vergiss die Geldkasse mit dem nötigen Wechselgeld nicht.

Die Startersäcke, Preise und Pokale sollten ebenfalls eingepackt werden. Sei auf alle Fälle vorbereitet und pack eine Notfallapotheke ein. Die Nummern vom zuständigen Arzt und Tierarzt hast du im Handy gespeichert.

Wer darf es richten?

Du brauchst vier Richter (Mensch, Hund, Team, Catch). Die Richter müssen über entsprechendes Wissen und Erfahrung verfügen. Bitte lasse die Richter vorgängig durch die Regelwerksverantwortlichen prüfen. Beginne früh genug mit der Richtersuche. Eine Entschädigung der entstanden Kosten ist nur fair.

Wie dir das www und Facebook bei der Turnierorganisation helfen

Auf einer Homepage notierst du die ganzen Informationen und machst die Anmeldung online. Facebook hilft dir bei der Verbreitung der Infos. Spieler, Zuschauer und die Richter sind dankbar für eine übersichtliche Informationsseite. Bedenke die Ausschreibung in anderen Sprachen oder zumindest in Englisch anzubieten.

Das Startgeld wird teilweise über die Regelwerke definiert oder es werden Empfehlungen abgegeben. Halte dich daran. Der Zugang zum Sport soll jedem ermöglicht werden. Ausserdem sind die Preise hier in der Schweiz für die ausländischen Starter teuer genug. Und, du machst das Turnier ja nicht um Geld zu verdienen.

Frühstück nein danke

Wir versuchen die Verpflegung jeweils abzugeben. Klar, darüber könntest du zusätzliche Einnahmen generieren. Aber, ist es dein Main Business? Hast du nicht genug mit der Turnierorganisation zu tun?

Ein grosses Frühstück brauchst du den Spielern nicht hinstellen. Die meisten haben keine Zeit oder sind zu aufgeregt. Kaffee kommt gut an. Denk auch an die Vegis. Nur Würste vom Grill erfreuen nicht jeden.

Und abends schön zusammen sitzen und gemeinsam Essen hat doch was.

Ihr Helferlein kommet…

Es gibt einiges zu tun und du kannst das nicht alleine stemmen. Du brauchst einen DJ, jemanden für die Auswertung, einen am Mikrofon, eine Person welche sich um die Spieler, Zuschauer und Presse kümmert und dann brauchst du einen Springer, welcher vielseitig einsetzbar ist. Somit sind wir bei fünf Personen für ein Turnier normaler Grösse.

Je mehr helfende Hände du hast, umso besser kannst du die einzelnen Aufgaben verteilen und meistern. Denk daran, dass es einige Sachen aufzustellen, zu schleppen und abzubauen gibt.

Fahrzeuge müssen eingewiesen werden, Fragen wollen beantwortet sein und spannende Situationen erfordern schnelles und kreatives Handeln.

Hast du noch einen Verkaufsstand oder machst du die Verpflegung selbst, musst du hierfür Leute einrechnen. Guten Helfer sind bei der Turnierorganisation Gold wert.

Der richtige Umgang mit der Presse

Die Medien sind deine Freunde. Sie unterstützen dich und tragen deinen Event in die Welt hinaus. Baue dir ein Netzwerk auf und sende Medienmitteilungen vor dem Turnier. Wenn die Presse vor dem Event berichtet, kannst du die Leute auf das Turnier aufmerksam machen und so Zuschauer gewinnen.

Schön ist es, wenn die Medienschaffenden während des Turniers vorbei schauen und über den Tag berichten. Halte die nötigen Infos bereit und definiere eine Person, welche der Presse die Interviews gibt.

Sponsoren: schalte den Turbo

Ein nicht einfaches aber spannendes Thema. Du kannst ein Turnier komplett ohne Sponsoren auf die Beine stellen. Mit Sponsoren kannst du in der Turnierorganisation grössere Sprünge machen.

Sachsponsoren füllen die Startersäcke oder bringen Preise für die Platzierten. Geldsponsoren decken deine Werbekosten oder finanzieren die Platzmiete. Sponsoren helfen dir aber auch im Marketing.

Überlege dir welche Sponsoren zu dir und zum Sport passen. Du musst voll und ganz hinter deinem Sponsor stehen. Und, du bist stolz auf deinen Sponsor.

Eine gute Zusammenarbeit mit Sponsoren ist wichtig und es soll für beide eine Win-Win-Situation sein. Überlege dir, was der Event einem Sponsor bieten kann.

Checkliste zur Turnierorganisation

Du siehst, es gibt einiges zu Planen, zu Organisieren, zu Packen und Aufzustellen. Wir werden in den nächsten Wochen eine Checkliste zur Turnierorganisation zusammenstellen. So hast du ein Arbeitsmittel damit nichts vergessen geht.

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Über Sandra

Ich bin seit 2008 vom DiscDog-Virus angesteckt. Meine Faszination entfaltet sich hinter den Kulissen und neben dem Turnierfeld. Ich bin sozusagen die Online-DiscDoggerin.

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